TÉRMINOS Y CONDICIONES – SOTO TRAVEL PERÚ E.I.R.L.

En Soto Travel Perú E.I.R.L., nuestra prioridad es brindarte una experiencia transformadora y segura. Para garantizar la claridad en nuestra relación comercial y la debida protección de tu viaje, se establecen las siguientes políticas y condiciones de servicio:

1. TU RESERVA Y MÉTODOS DE PAGO

• Depósito de Confirmación: Para asegurar tu lugar, cupos de transporte, reservas hoteleras y servicios que requieran compra anticipada, requerimos un pago inicial obligatorio del 50% del monto total de tu programa.
• Medios de Pago y Comisiones: Puedes realizar tus pagos de forma segura a través de nuestras plataformas digitales (WeTravel, Izipay, PayPal) o mediante transferencia bancaria. Toda comisión, impuesto transfronterizo o cargo por el uso de estos medios electrónicos debe ser asumida exclusivamente por el cliente; el monto neto recibido por la agencia debe coincidir exactamente con el total de la cotización enviada.
• Liquidación del Saldo Restante:
  • Pagos Digitales: Debes completar el 50% restante a más tardar 3 días antes de iniciar tu viaje.
  • Pagos en Efectivo: Deberás realizarlo obligatoriamente al llegar a la ciudad de Cusco, antes del inicio de tu primer tour. En caso de realizarse en dólares americanos ($), los billetes deben estar en perfecto estado (sin roturas, sellos, manchas, marcas o enmendaduras) para poder ser aceptados de acuerdo con las regulaciones bancarias locales.

2. CAMBIOS, MODIFICACIONES Y PLANIFICACIÓN ANTICIPADA

• Plazos para Modificaciones Regulares: Si deseas realizar cambios de fechas o de nombres en los servicios de tu programa turístico (como hoteles, transportes o tickets de tren), deberás solicitarlo formalmente por escrito con un mínimo de 30 días de anticipación a tu llegada. Todo cambio está estrictamente sujeto a la disponibilidad de los proveedores turísticos.
• Cargos por Gestión Operativa: Para solicitudes con más de 30 días de anticipación, se aplicará una penalidad del 15% del valor total de la reserva por concepto de trámites administrativos, además de cualquier costo, penalidad o diferencia tarifaria que apliquen las aerolíneas, hoteles o empresas de tren al momento de ejecutar el cambio.
• RESTRICCIÓN ABSOLUTA DE INGRESOS DEL ESTADO: Por disposición gubernamental y de los organismos oficiales, los boletos de ingreso a la Ciudad Inka de Machupicchu y los permisos de Camino Inca son personales, nominativos e intransferibles. Por lo tanto, NO admiten ningún tipo de cambio de fecha, cambio de nombres ni de titular bajo ninguna circunstancia, sin importar con cuántos días de anticipación se solicite. En caso de requerir una modificación que afecte estos ingresos, el cliente deberá asumir el costo del 100% de la compra de nuevos boletos (sujeto a disponibilidad).

3. POLÍTICAS DE CANCELACIÓN, REPROGRAMACIÓN Y REEMBOLSO

3.1.- Depósito Inicial de Reserva

El depósito del 50% del valor total de cualquier servicio, tour individual o paquete turístico tiene un carácter estrictamente No Reembolsable. Si el cliente decide cancelar definitivamente su viaje (sin importar con cuánta anticipación avise), este depósito no será devuelto en efectivo bajo ninguna circunstancia. Dichos fondos se destinan de forma inmediata a asegurar la operatividad del viaje mediante el pago de transportes, guías y reservas logísticas necesarias para bloquear los espacios.

3.2.- Regla de Flexibilidad para Tours de Un Día (Full Days Regulares)

Para excursiones diarias de un día que no incluyan boletos de tren, hoteles ni ingresos controlados por el Estado (como Montaña de Colores – Vinicunca, Laguna Humantay, Valle Sagrado, o Maras-Moray), se ofrece una política especial de cambios, más no de devolución de dinero en efectivo:

• Plazo de 3 días (72 horas): Avisando hasta 3 días antes de la salida, el cliente puede cambiar la fecha de su tour o cambiarlo por otra excursión de un día de nuestro catálogo sin penalidad de la agencia. Si el nuevo tour elegido tiene un costo mayor, el cliente abonará la diferencia; si el costo es menor, la diferencia quedará como un saldo a favor (crédito de viaje) para futuros servicios.
• Menos de 72 horas: Cualquier cambio solicitado fuera de este plazo aplicará una penalidad del 100% del valor del tour por motivos de logística y espacios ya pagados para esa fecha.
• Nota: Si el tour de un día forma parte de un paquete de varios días, se aplican exactamente las mismas opciones de reprogramación o cambio de excursión detalladas arriba, sin que esto altere o reduzca el costo total contratado para el paquete completo.

3.3.- Regulaciones de Ingresos Oficiales del Estado Peruano

Los pagos y reservas de ingresos para la Ciudad Inka de Machupicchu o la Red de Camino Inca, administrados por el Estado Peruano, no admiten ningún tipo de reembolso, devolución, cambio de fecha ni transferencia de titularidad bajo ninguna circunstancia, al ser políticas oficiales definitivas, estrictas e inapelables de los organismos gubernamentales.

3.4.- Cancelación de Paquetes Completos (Con MÁS de 15 días de anticipación)

Si el cliente solicita la cancelación total de un paquete de varios días con más de 15 días de anticipación a su llegada:

• El depósito inicial del 50% se perderá en su totalidad de acuerdo con el punto 3.1.
• Sobre montos adicionales: Si el cliente ya hubiera realizado abonos parciales o liquidado el total del viaje por encima del 50% inicial, la agencia gestionará de buena fe ante los hoteles y transportes el rescate de ese saldo excedente. De todo lo que se logre recuperar netamente de los proveedores, se le devolverá al cliente deduciendo un 15% por concepto de gastos administrativos de la agencia. Si los proveedores deniegan el reembolso basándose en sus propias políticas, la agencia no podrá realizar ninguna devolución de esos montos.

3.5.- Políticas para solicitudes de cancelación con 15 Días o menos y No Show

Si se solicita la cancelación definitiva del viaje con 15 días o menos de anticipación, o en caso de que el pasajero no se presente en la fecha y hora indicadas (No Show), se aplicará una penalidad del 100% del valor total del programa, debido a que los servicios ya se encuentran totalmente pagados y bloqueados ante nuestros proveedores, perdiendo el derecho a devoluciones en efectivo.

Alternativa de Reprogramación de Último Momento (Sujeto a evaluación y re-cotización): Si el motivo de la cancelación responde a un imprevisto grave de fuerza mayor debidamente comprobado y el cliente desea postergar su viaje en lugar de cancelarlo definitivamente, la agencia realizará una gestión excepcional para intentar salvar las reservas. De ser viable el cambio por parte de los proveedores, el servicio pasará por un proceso obligatorio de re-cotización bajo los siguientes términos:

• Gastos Administrativos Especiales: Se aplicará una penalidad fija del 15% sobre el valor del paquete original por concepto de trámites operativos de emergencia, reestructuración completa del itinerario y nuevas gestiones de oficina.
• Actualización de Tarifas: El cliente asumirá el nuevo precio vigente de los servicios para la nueva fecha elegida (aplicando diferencias por cambio de temporada, disponibilidad o incrementos anuales de tarifas).
• Costos de Proveedores Externos: El cliente asumirá el 100% de las penalidades, no-shows o cargos adicionales que los hoteles, transportes, aerolíneas o empresas de tren apliquen de forma obligatoria por el cambio fuera de plazo.

4. RESPONSABILIDAD Y FUERZA MAYOR

Soto Travel Perú E.I.R.L. actúa como un intermediario organizador y facilitador entre el cliente y los prestadores finales de servicios turísticos (hoteles, transportes, guías). La empresa no se responsabiliza de forma económica ni operativa por retrasos, cancelaciones, cambios de ruta o pérdidas derivados de condiciones climáticas adversas, huelgas, paros civiles, bloqueos de carreteras, desastres naturales o decisiones gubernamentales ajenas al control directo de la agencia. En estos casos de fuerza mayor, brindaremos toda la asistencia necesaria para reprogramar o adaptar tu itinerario, debiendo el cliente asumir los costos adicionales directos que estas modificaciones externas generen.

5. TU SALUD, SEGURIDAD Y EQUIPAJE

• Seguro de Viaje: Es un requisito obligatorio para tomar nuestros servicios que cada pasajero cuente con un seguro de asistencia internacional activo que cubra emergencias médicas, accidentes y cancelaciones de viaje.
• Declaración de Salud: El cliente tiene la obligación de enviarnos su declaración de salud oficial debidamente firmada con un mínimo de 15 días antes de su llegada. Es responsabilidad exclusiva del viajero informarnos con total honestidad sobre cualquier condición médica, física o alimentaria preexistente.
• Tus Pertenencias: El cuidado, custodia y resguardo de los objetos de valor, dinero, equipos electrónicos y equipaje es de responsabilidad única y exclusiva del cliente durante el desarrollo de todas las excursiones y traslados.

6. JURISDICCIÓN Y USO DE IMAGEN

• Leyes Aplicables: Este acuerdo contractual se rige estrictamente por las leyes de la República del Perú. Cualquier discrepancia, reclamación o controversia legal no resuelta por la vía del diálogo directo será dirimida bajo la jurisdicción de las cortes de la ciudad de Cusco, renunciando las partes a cualquier otro fuero.
• Uso de Imagen Promocional: La agencia se reserva el derecho de utilizar material fotográfico y audiovisual capturado por nuestro personal durante el desarrollo de los tours para fines promocionales e informativos en canales oficiales (sitio web y redes sociales). Si el cliente no desea autorizar el uso de su imagen, deberá manifestarlo expresamente marcando la casilla correspondiente en su declaración de salud o documento de reserva previo al inicio de los servicios.